Crear y agregar KPIs inteligentes para medir el rendimiento empresarial hace que los resultados sean más progresivos y precisos (algo extraordinario).

Puede que hayas escuchado a los especialistas en marketing y analistas citar el término 'KPIs INTELIGENTES' con mucha frecuencia, sin embargo, no pudiste investigarlo bien porque es un lío por ahí en la web.

En este artículo, te guiaremos a través del concepto fundamental de KPIs inteligentes, cómo se diferencian de las metas inteligentes y de KPIs ordinarios, y cómo usar KPIs inteligentes para la medición del rendimiento y más.

¡Empecemos!

¿Qué es un KPI Inteligente? 

Antes de llegar a los KPIs inteligentes, recordemos brevemente el papel de los KPIs.

Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) evalúan el éxito de una organización o de una actividad particular. Estos indicadores se utilizan comúnmente en cada negocio u organización para medir el rendimiento general del negocio a lo largo del tiempo.

Generalmente, estos KPIs están alineados con los objetivos y metas empresariales a corto o largo plazo; por lo tanto, las empresas siempre intentan elegir los más importantes para obtener resultados precisos y confiables.

Un KPI inteligente es una versión refinada que ha pasado por un proceso o una serie de preguntas antes de llegar a tu panel de control. 

Inteligente es un acrónimo de cinco rasgos diferentes que debe tener un KPI:

• Specifico: Son específicos para un objetivo o tarea particular

• Medible: Pueden medirse fácilmente en números o porcentaje

• Alcanzable: Deben ser alcanzables 

• Realista: Son el producto de una base sólida

• Temporales: Tienen un plazo asociado a ellos

¿Por qué los KPIs Inteligentes son Mejores para Tu Negocio?

Las necesidades, deseos y apetencias de cada negocio difieren según la industria, visión, objetivos y otros objetivos empresariales predeterminados. Por lo tanto, no es buena idea utilizar una fórmula de copia y pega al definir KPIs efectivos.

Por ejemplo, una agencia de publicidad mediría los ingresos por clic, mientras que una compañía SaaS mediría los ingresos por cliente o el valor de vida del cliente (CLTV).

Aquí es cuando los KPIs inteligentes apoyan el propósito diferencial de tu negocio.

Te ayudan a determinar si el KPI que eliges está dirigido hacia tu objetivo empresarial, cómo es valioso para tu negocio y si es medible dentro de un período determinado.

Hablando de números, hay miles de KPIs, pero no todos los KPIs son esenciales para tu negocio. 

Los KPIs inteligentes refinan o reducen tu búsqueda y te presentan las ideas más valiosas y relevantes para tu negocio.

¿Ejemplos de KPI Inteligente?

Un KPI simple pero inteligente para una firma de marketing sería aumentar el número de seguidores en un 30% cada mes.

Este KPI es inteligente porque es 

• Específico: Aumentar el número de seguidores

• Medible: Puedes medir el aumento en el número de seguidores 

• Alcanzable: Con ciertas técnicas de marketing, es por supuesto alcanzable 

• Relevante: Siendo una firma de marketing, los seguidores son muy importantes para el valor de la marca 

• Temporal: Estás realizando un seguimiento del KPI mensualmente

Otro ejemplo prolífico de un KPI inteligente es el Costo de Adquisición de Clientes (CAC).

Por ejemplo, supongamos que decimos que una empresa SaaS gasta $10,000/mes en anuncios y adquiere 100 clientes a través de esto. Ahora, el costo incurrido para adquirir un cliente se puede calcular de la siguiente manera:

CAC = Costo total de ventas y marketing / Número total de clientes adquiridos

Entonces aquí, CAC = $10,000/100 = $100

La compañía gasta $100 para adquirir un cliente.

Idealmente, un objetivo inteligente para este KPI sería reducir el CPA (costo por adquisición) con el tiempo. Esto se puede lograr mediante mejores anuncios de retargeting, copias de anuncios atractivas y una adecuada colocación de CTA.

Además de los ejemplos anteriores, aquí hay una lista de KPIs inteligentes filtrados por diferentes industrias.

Leer más: Ejemplos de KPI: Aquí están los 30 mejores que puedes encontrar en 2022

¿Cuáles son las Diferencias Entre Metas Inteligentes y KPIs?

Aunque los términos - metas inteligentes y KPIs son usados de manera intercambiable por algunos mercadólogos, hay una gran diferencia entre los dos. 

Cualquiera que use metas y KPIs como uno solo, es vulnerable a confusiones y posibles errores al crear KPIs.

Pero lo hemos hecho bastante simple de recordar. Así es como:

Una meta inteligente puede verse como una línea de meta. Puedes mirar una meta y preguntarte: '¿Lo logramos?'

Aquí hay un ejemplo para entender mejor:

• ¿Logramos 5,000 nuevos suscriptores para nuestro canal de YouTube al final del mes?

• ¿Aumentamos nuestras ganancias en un 30% este año?

Estas son preguntas simples de 'sí o no', como cruzar la línea de meta. Porque sabes cómo luce el éxito, y sabes cuándo eres exitoso y cuándo no.

Por otro lado, los KPIs son cualquier cosa con una escala de medición adjunta a ellos. Justo como un velocímetro con un indicador mínimo y máximo.

Para los KPIs inteligentes, pregúntate:

• ¿La campaña es visible para al menos el 80% de la audiencia objetivo?

• ¿A qué tasa están dejando los clientes y por qué?

• ¿Cuánto gasto incurrimos para adquirir un cliente y cómo puede reducirse?

Estas preguntas requieren una respuesta completa mediante el análisis de datos, ideas y eventos en lugar de un simple sí o no.

Si esto no fuera suficiente, hemos tratado de explicar la diferenciación entre metas inteligentes y KPIs a través de cuatro parámetros clave:

#1. Significado

Una meta inteligente es un resultado o resultado final que deseas lograr al cumplir un conjunto de actividades. Por otro lado, los KPIs son métricas o indicadores que te dicen si estás en camino de lograr esa meta.

#2. Propósito

El propósito de una meta es establecer el punto de referencia o hitos para las tareas diarias de una empresa. Cada tarea realizada en la organización está dirigida a lograr el objetivo.

Los KPIs, sin embargo, están guiados por la información. Se establecen para rastrear, monitorear y analizar la gestión del rendimiento de cualquier negocio. No son las metas reales, pero juegan un papel significativo en alcanzar la meta.

Por ejemplo, supongamos que tu objetivo es aumentar el número de clientes de 0 a 100. En ese caso, podrías generar rápidamente clientes potenciales calificados compartiendo imanes de clientes potenciales, anuncios pagados o respondiendo preguntas en foros, pero nada de esto contribuiría al objetivo general de traer nuevos clientes.

En este caso, los clientes potenciales son los probables KPIs, pero no es el objetivo final. Aumentar clientes potenciales es tu meta inteligente.

#3. Plazo

Como tanto las metas como los KPIs son medibles y con plazos, se vuelve confuso diferenciarlos.

Sin embargo, hay una razón para no confundirse.

Las metas inteligentes se crean teniendo en cuenta una perspectiva más amplia. Mientras que los KPIs se crean teniendo en mente la meta.

Los KPIs se establecen preferentemente por un período de 3-6 meses. Esto es necesario para analizar tu rendimiento de forma continua y ajustar los KPIs si es necesario.

Mientras que no puedes estar cambiando las metas, puedes ajustar tus KPIs para obtener mejores resultados.

#4. Dependencia

Las metas son medidas cuantificables independientes basadas en la ambición y visión de la empresa. Mientras que los KPIs dependen de las metas establecidas. Se crean para acceder a un enfoque oportuno y progresivo hacia el logro de la meta.

En términos más simples, un KPI se deriva de una meta inteligente, pero una meta inteligente no se deriva de KPIs.

Supongamos que decimos que tu objetivo es atraer 100 clientes potenciales en 90 días. Para alcanzar este objetivo, puedes derivar un conjunto de KPIs como visitas mensuales al sitio web, tasa de conversión por visita, tasa de conversión de llamada a la acción, etc.

Estos KPIs se combinan para darte ideas sobre cómo estás avanzando hacia tus objetivos.

La otra forma no es cierta. Lo que significa que no estarás derivando tus objetivos basándote en un conjunto de KPIs.

Como pensamos, las diferencias pueden ser sutiles de procesar, así que aquí hay un rápido resumen:

¿Cómo Crear un KPI Inteligente? 

Ahora que sabes qué son los KPIs inteligentes y cómo no son intercambiables con las metas inteligentes. Vamos a explorar un sencillo proceso de tres pasos para crear KPIs inteligentes.

Paso #1. Determina Tus Objetivos y Objetivos Estratégicos

Para empezar, necesitas determinar cuáles de los objetivos estratégicos de tu organización estás intentando medir. Puedes observar a tus competidores (de una manera ética, por supuesto 😉) para ver cómo organizan las cosas para que tú te mantengas un paso adelante con tus planes.

O, puedes hablar con tus inversores y partes interesadas sobre sus expectativas de la empresa al final de un cierto período y luego planificar tus objetivos según eso.

Pero lo más importante, recuerda que cada negocio tiene sus respectivos objetivos, que se planifican basándose en muchos factores como la disponibilidad de recursos, el tamaño del mercado, el presupuesto y otras condiciones del mercado.

Así que, al planificar tus objetivos empresariales, siempre es sabio usar un método de prueba y error en lugar de un método de copia y pega.  

Por ejemplo, un buen objetivo estratégico es ‘Aumentar el flujo del embudo de marketing en un 30% para finales de 2022.’

Paso #2. Selecciona KPIs Relevantes

Avanzando con el objetivo estratégico mencionado anteriormente, encuentra e investiga KPIs que sean importantes para rastrear, monitorear y analizar el rendimiento de los empleados y de la organización hacia el objetivo.

Comienza pensando en cómo sería el éxito de cada objetivo. Si planeas aumentar el embudo de marketing, entonces el significado del éxito para ti sería:

• Aumentar el número de contactos que ingresan al embudo

• Aumentar la tasa de conversión de contactos en el embudo

Nuevamente, en lugar de copiar KPIs, es mejor seleccionarlos tú mismo.

Al seleccionar KPIs, colócalos en el embudo SMART para ver si son elegibles para ser un KPI Inteligente o no. Así es como lo haces:

S para Específico

Mantén tu KPI enfocado en tus objetivos empresariales y asegúrate de que tus KPIs estén directamente vinculados a ellos.

Ser demasiado vago hace que sea mucho más difícil generar ideas orientadas a la acción. Por lo tanto, al encontrar los KPIs, pregúntate:

• ¿Qué quieres lograr?

• ¿Cuándo quieres lograrlo?

• ¿Cómo vas a lograr el objetivo que estableciste?

M para Medible

Busca KPIs que sean fácilmente medibles. Eventualmente, esto te ayudará a cuantificar tu proceso y ver lo que realmente estás logrando con el KPI.

Ejemplo: 

❎ KPI: Mejorar la satisfacción del cliente a través del servicio al cliente

✅ KPI Medible: Reducir el tiempo de resolución de tickets de 48 horas a 24 horas para finales del próximo mes

A para Alcanzable

Asegúrate de que tienes los recursos y herramientas adecuados para alcanzar el objetivo a través de un conjunto de KPIs.

En lugar de depender demasiado de los estándares de la industria, mira adentro de tu organización y ve lo que es factible para ti.

Usa datos, conocimiento y experiencia para establecer KPIs alcanzables.

Nota: Si bien aprender de tus competidores es sabio, elegir lo que es mejor para ti y tu negocio es más sabio.

R para Relevante

Busca KPIs que sean relevantes para tu propósito.

Supongamos que deseas aumentar la conversión de un sitio web de comercio electrónico en un 30% el próximo mes. Los KPIs relevantes para dicho objetivo serían tráfico mensual al sitio web, tasa de abandono del carrito, tasa de deserción, conversiones a través del botón de llamada a la acción, etc.

Un conjunto de KPIs relevantes puede proporcionarte resultados más confiables que simplemente observar y medir KPIs en un orden de llegada.

T para Temporal

Una vez que hayas terminado de establecer los KPIs, intenta agregar un marco temporal a cada uno. Establece una fecha específica en la que esperas lograr o medir ese KPI: podría ser mensual, trimestral o anual.

Asegúrate de que los plazos establecidos se alineen con el tiempo asociado a tus objetivos.

Paso #3. Usa el Formato SMART para Escribir KPIs

Finalmente, es hora de escribir tus KPIs. Hemos derivado una fórmula para asegurarnos de que los KPIs se mantengan en el formato SMART cada vez que escribas uno nuevo. 

Para hacer los KPIs más comprensibles, utiliza un esquema de colores como hemos hecho en el siguiente ejemplo:

Detalle de Acción Valor Fecha Límite

Veamos el formato en acción:

Ejemplo #1

Aumentar la tasa de conversión al 15 por ciento para septiembre de 2022

Ejemplo #2

Aumentar el número de clientes de 200 a 500 para el próximo mes

Ejemplo #3

Reducir la tasa de abandono en un 10% en 90 días

Consejo Profesional: Comenzar un KPI con un verbo te dice lo que debe hacerse. Asignar un valor asegura que tu KPI sea medible, y una fecha límite hará maravillas para mantenerte puntual en tu progreso.

¿Cómo Usar KPIs Inteligentes en Tu Organización?

Los KPIs inteligentes se pueden usar esencialmente de cinco maneras:

#1. Monitorear la Salud Empresarial

Los KPIs inteligentes actúan como un cuadro de puntuación para medir la salud de tu empresa. Cubren cada aspecto de tu empresa e identifican qué está impidiendo su crecimiento. 

Hemos encontrado que medir constantemente algunos KPIs en cada una de las cuatro categorías principales - Empleados, Clientes, Operaciones y Finanzas - puede ayudarte a identificar la salud financiera, operativa y emocional de tu empresa.

#2. Medir el Progreso General

Puedes utilizar un conjunto inteligente de KPIs como Ingresos Netos, Ventas Totales, Margen Bruto, Satisfacción del Empleado, etc. para medir el progreso hacia tus objetivos empresariales.

Todo lo que necesitas hacer es establecer puntos de referencia anuales o trimestrales y usar estos KPIs inteligentes para medir el progreso semanal. 

Nuevamente, elegir el conjunto de KPIs correcto es crucial para medir el rendimiento de tu negocio de manera eficiente.

#3. Volverse Flexible a Ajustes

Aparte de utilizar KPIs para derivar resultados, también puedes usarlos para prever el futuro. ¡Sí, nos escuchaste bien! 😊

Los indicadores adelantados incluyen KPIs que te ayudan a predecir resultados y resultados futuros. Lo que te ayuda a ajustar tus KPIs operativos y estratégicos antes de que sea demasiado tarde.

#4. Resolver Conflictos o Aprovechar Oportunidades

Incluso puedes usar una combinación de múltiples KPIs para resolver problemas empresariales entrantes o salientes. 

Digamos que estás experimentando una caída en las ventas. Tu enfoque aquí debería ser analizar una cantidad de KPIs como el número de llamadas de ventas, el número de citas, la tasa de conversión, etc.

Coloca estos KPIs en tu panel de control y mídete constantemente para determinar qué está funcionando mejor para ti. Una vez que hayas hecho eso, puedes aprovechar esa actividad particular para impulsar más ventas en lugar de intentar todo y descontrolarte.

#5. Para Analizar Tendencias Consistentemente 

Cuando mides los mismos KPIs de manera consistente, puedes notar patrones estandarizados en tus números.

Estos patrones pueden ser beneficiosos de varias maneras. Podrías comparar las tendencias para predecir cuándo tu negocio está en un punto de equilibrio (nada importante está sucediendo) y usar ese tiempo para hacer una actualización del sistema o lanzar una iniciativa de capacitación a nivel empresarial.

Puedes ver el rendimiento de los miembros de tu equipo en sus KPIs y usar estos datos para hablar sobre las consecuencias, sean buenas o malas.

Además, usa las tendencias para establecer metas realistas para tu negocio.

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Establecer KPIs inteligentes para el negocio es una cosa, pero para conocer su rendimiento, primero debes rastrearlos.

Datapad (aviso: esta es nuestra herramienta) te permite rastrear todos tus KPIs inteligentes desde tu smartphone construyendo paneles de KPI personalizados. 

¿Cómo es eso posible?

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