¿Eres un dueño de negocio que quiere rastrear KPIs pero no sabe sobre ellos? ¿Te preguntas cómo puedes rastrear los KPIs del negocio para mantenerte al tanto de las cosas?

Todo el mundo en el mundo de los negocios sabe que los KPIs son importantes. Pero cuando se les pregunta por qué son importantes o cómo obtener el máximo provecho de ellos, las personas a menudo tienen poca o ninguna idea.

Si eres uno de ellos, no te preocupes, estamos aquí para aclarar el porqué y el cómo de los indicadores clave de rendimiento (KPIs).

Esta guía cubrirá qué es un KPI, la diferencia entre KPIs y OKRs, los tipos de KPIs y muchas más cosas que deberías saber sobre ellos antes de rastrearlos.

Así que empecemos.

¿Qué es un KPI? 

Un KPI (indicador clave de rendimiento) es una medida cuantificable del rendimiento empresarial y mide cómo se desempeña un equipo, proyecto o departamento en general. 

Se mide comparando el rendimiento con objetivos y metas establecidos. Medir un KPI no es solo un proceso vital para cualquier negocio; también ayuda a los posibles inversores a decidir si invertir o no en tu negocio. 

En términos simples, un KPI es una meta hacia la que trabajas para lograr. Por ejemplo, tu objetivo para 2022 podría ser 'Conseguir 500 nuevos clientes para tu producto.' 

Por lo tanto, el KPI a rastrear aquí es el ‘Número de Nuevos Clientes Adquiridos.’

Al igual que en el ejemplo anterior, hay numerosos KPIs que podrías querer medir para diferentes departamentos de tu negocio (más sobre esto más adelante).

Pero primero, veamos por qué deberías medir los KPIs en primer lugar.

¿Por qué es importante el KPI para tu negocio? 

Las empresas no rastrean KPIs sin razón. Hay varios beneficios de rastrear KPIs. Veamos las principales razones por las que un negocio mediría ellos.

Razón #1. Aumenta la Moral de los Empleados

La razón principal por la que un negocio rastrea KPIs es para conocer el rendimiento de todos en la organización. 

¡Pero eso no es todo! 

Muchas empresas también rastrean KPIs junto con su equipo para motivarlos.

Imagina compartir el número de llamadas de ventas que cada representante de ventas en tu equipo programó y elogiarlo por ello.

¡Qué tan felices y motivados estarán tus representantes de ventas!

Esto también eleva la moral de los empleados y los motiva a mejorar el próximo mes.

Para llevar las cosas a un nivel superior, puedes establecer hitos para tu equipo e incentivarlos al lograrlo.

Razón #2. Te Ayuda a Rastrear Objetivos de Negocio

Como se mencionó en el punto anterior, el objetivo principal de rastrear KPIs es rastrear el rendimiento del negocio, lo que significa rastrear los objetivos del negocio.

Establecer objetivos, metas y hitos para cualquier negocio es crucial, y mantener un seguimiento de ellos es aún más importante.

Los indicadores clave de rendimiento te ayudan a profundizar en los datos, compararlos con los objetivos del negocio y saber cuántos de los objetivos que estableciste se cumplieron y cuáles necesitan trabajo.

Razón #3. Determina las Fortalezas y Debilidades del Negocio

¿Estás al tanto del análisis FODA? Para aquellos que no lo saben, FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) es una técnica que resume todos los aspectos importantes de cualquier negocio.

Al realizar un análisis FODA en cada KPI que rastreas, puedes conocer las fortalezas y debilidades de tu negocio.

Supongamos que rastreas el NPS y el puntaje promedio de la encuesta de marzo resulta ser negativo. Esto significa que tus clientes no están satisfechos con el producto.

Aquí te explicamos cómo puedes realizar un análisis FODA para el KPI NPS y conocer las fortalezas y debilidades de tu negocio.

• Fortaleza: Segregar a todos los promotores y ver qué les gusta de tu producto

• Debilidades: Segregar a todos los detractores y ver cuáles son los puntos de dolor de tus clientes

• Oportunidades: Busca cómo puedes mejorar las características de tu producto y satisfacer a los clientes

• Amenazas: Mira las reseñas y verifica si alguno de tus clientes menciona el nombre de un competidor

Realizar tales cálculos te ayudará a determinar dónde mejorar y poner tu mayor esfuerzo. 

Razón #4. Analiza Tendencias Históricas y Patrones a lo Largo del Tiempo

Si tienes una base de datos enorme, rastrear KPIs puede ayudarte a analizar tendencias y patrones que se forman con el tiempo. 

Cada aspecto del negocio, ya sea ingresos, abandono del carrito o satisfacción del empleado, tiene una tendencia específica. Cuando decimos tendencia, queremos decir que podría haber un cierto patrón que un KPI podría repetir después de un tiempo específico. 

Por ejemplo, si tienes un sitio web de comercio electrónico que vende ropa de invierno en EE.UU., la mayor parte de tus ventas podría ocurrir en la temporada de invierno, y durante el resto del año, podrías ver ventas mínimas. Observarás esto cada año, y se convierte en una tendencia.

Analizar tendencias históricas y patrones te ayudará a planificar bien las cosas en el futuro y estar preparado para un mercado lento o hiperactivo.

Mucha gente confunde los KPIs con los OKRs, pero no son lo mismo. Aquí está la diferencia entre ellos.

KPIs vs. OKRs: ¿Cuáles son las Diferencias? 

Los KPIs y OKRs son dos capítulos completamente diferentes del mismo libro: medición del rendimiento. Aunque pueden superponerse en algunos lugares, cada uno tiene un propósito único.

Comencemos con los KPIs.

¿Qué son los KPIs?

Los Indicadores Clave de Rendimiento, o KPIs, son un conjunto de medidas utilizadas para evaluar el rendimiento general de tu negocio. Un KPI siempre se establece para proporcionar objetivos numéricos para las metas organizacionales.

En términos simples, los KPIs están destinados a demostrar la salud de tu negocio.

En la mayoría de las empresas, los KPIs se rastrean diariamente, mensualmente o trimestralmente. Hay algunos KPIs selectivos que pueden ser rastreados anualmente.

Ejemplo de KPI

Supongamos que una empresa basada en SaaS tiene como objetivo reducir su Costo de Adquisición de Clientes (CAC) en un 15% en 3 meses. Esto suena como un objetivo SMART; es específico, medible, alcanzable, relevante y limitado en el tiempo.

Por lo tanto, el KPI a rastrear aquí es el costo de adquisición de clientes (CAC).

Rastrear este KPI mensualmente puede ayudarte a identificar qué estrategias están funcionando y cuáles no. Además, obtienes acceso a información crucial como:

• Fuentes prominentes de adquisición de clientes

• Rendimiento de campañas de marketing

• Tasa de cierre de llamadas de ventas

• Costo por lead

Y mucho más.

Agregar medidas cuantificables hace que tus datos pesados sean fácilmente comprensibles y comparables de manera efectiva con todo lo que mides.

¿Qué son los OKRs?

Los Objetivos y Resultados Clave (OKRs) son métricas que alinean 'objetivos' de la empresa o el equipo junto con 'resultados clave.' A diferencia de los indicadores clave de rendimiento que generalmente son estables, los OKRs son agresivos, audaces y reservados para grandes objetivos.

Si tenemos que ponerlo en una línea, el OKR es un marco estratégico dentro del cual los KPIs actúan como un conjunto de medidas.

Típicamente, los OKRs reflejan áreas de mejora (objetivos estratégicos) para tu negocio. Miden 'resultados clave' que rastrean el impacto de cambios y modificaciones realizados por tu equipo sobre los objetivos KPI establecidos.

Ejemplo de OKR

OKRs del equipo de marketing

Objetivo: Aumentar el reconocimiento y la conciencia de la marca

Resultados Clave

KR#1: Lanzar programa de recomendaciones de clientes antes del 1 de diciembre

KR#2: Aumentar el número de compartidos de contenido en Instagram de 20 a 80

KR#3: Aprovechar el contenido generado por el usuario para un mejor marketing de boca a boca

KR#4: Aumentar la tasa de clics en un 30% para el cuarto trimestre

Vamos a llegar a la conclusión aquí. 

Los KPIs y OKRs están orientados a alcanzar objetivos organizacionales, pero una delgada línea los diferencia durante la acción.

Indicadores Clave de Rendimiento

Objetivos y Resultados Clave

Propósito

Medir el progreso y la salud del negocio

Una metodología de establecimiento de objetivos que te permite establecer y medir metas

Alcance

Identifica indicadores líderes y rezagados (compara el rendimiento pasado para reflejar objetivos futuros)

Enfocado en el futuro y direccional

Naturaleza

Estado estable; actúa como referencia para las operaciones diarias

Agresivo y audaz; dirigido a lograr lo imposible

Marco Temporal

Medido mensualmente, trimestralmente o anualmente

Medido de manera continua

11 Tipos de KPIs que Debes Conocer

#1. KPIs Cuantitativos

Como su nombre indica, los KPIs cuantitativos son los tipos que puedes medir. Tienen una fórmula específica para calcular, y el resultado es un número, fracción, porcentaje o proporción. 

Ejemplos: Ingresos mensuales, tasa de abandono del carrito, suscripciones mensuales por correo electrónico.

#2. KPIs Cualitativos

A diferencia de los KPIs cuantitativos, no obtienes un número medible cuando rastreas un KPI cualitativo. Tus resultados pueden ser un gráfico o en forma de texto. 

Al rastrear KPIs cualitativos, podrías saber si tiene un impacto positivo o negativo en tu negocio, pero no puedes saber exactamente cuánto impacto tiene.

Ejemplos: Reseñas de clientes, resultados de encuestas, etc.

#3. Indicadores Adelantados

Las empresas rastrean KPIs o indicadores adelantados para conocer tendencias y pronósticos futuros. Estos KPIs te ayudan a ti y a tu negocio a trazar un mapa a largo plazo para la empresa. Los indicadores adelantados pueden ser cualquier objetivo a largo plazo que tengas en mente. 

Ejemplos: Mejorar la experiencia de tu aplicación, disminuir la tasa de rebote del sitio web, etc.

#4. Indicadores Rezagados

Los indicadores rezagados son algo que solo puedes conocer después de que se completa un cierto proceso empresarial. 

A diferencia de los indicadores adelantados, no puedes predecir o calcular el resultado de los KPIs rezagados. Pero con estos, seguro puedes descifrar un patrón que ocurre con el tiempo. 

Por ejemplo, si la tasa de desempleo en tu empresa ha estado aumentando durante los últimos 3 meses, hay muchas posibilidades de que aumente también en el cuarto mes.

#5. Indicadores de Entrada

Cada negocio tiene múltiples procesos en curso, y para cada proceso, necesitas recursos. Los indicadores de entrada son esos recursos que van a cada proyecto para que obtengas el resultado deseado. 

Ejemplo: Tu equipo de ventas es un indicador de entrada para vender tu producto.

#6. Indicadores de Salida

Los indicadores de salida son exactamente lo opuesto de los indicadores de entrada. Estos indicadores reflejan el resultado final del KPI que podrías estar calculando. Con los indicadores de salida, sabes si un proceso empresarial específico es un éxito o no.

Ejemplos: Ingresos mensuales recurrentes, número de clientes adquiridos, costo de adquisición de clientes, etc.

#7. Indicadores de Proceso

Un negocio rastrea los indicadores de proceso para medir el rendimiento general de un proceso. Y si el proceso no rinde como se esperaba, estos indicadores pueden ayudarte a corregirlo también.

Ejemplos: KPIs como tickets de soporte generados, tickets resueltos, tiempo de respuesta, etc., son los indicadores de proceso para el departamento de servicio al cliente de tu negocio.

#8. Indicadores Prácticos

Los indicadores prácticos son aquellos que puedes aprovechar para conocer la especificidad de cualquier proyecto o proceso empresarial cuando aún está en curso. Con los indicadores prácticos, puedes predecir cómo terminará el proceso y si el resultado será favorable o no.

Estos indicadores varían según el tipo de proceso que ejecuta un negocio.

Por ejemplo, un negocio que ejecuta campañas de PPC podría ver el CAC o CTR como indicadores prácticos.

#9. Indicadores Direccionales

Los indicadores direccionales te ayudan a medir el rendimiento de tu empresa en comparación con benchmarks establecidos o competidores. También puedes utilizarlos para detectar, analizar y rectificar tendencias.

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Ejemplo: Un indicador direccional que la mayoría de las empresas utilizan es el tiempo en el sitio. Es el tiempo que tu desarrollador o asistente técnico de la empresa pasa solucionando problemas y gestionando problemas para tu cliente en el sitio. Un aumento del tiempo en el sitio a menudo se considera malo para un negocio.

#10. Indicadores Accionables

Los indicadores accionables son el conjunto de KPIs que entran en escena después de que todos los procesos que estás ejecutando para tu negocio han terminado, y ahora es el momento de optimizarlos. 

Significa que estos indicadores te ayudan a optimizar los procesos comerciales, aumentando así el rendimiento del negocio.

#11. Indicadores Financieros

Como su nombre indica, los indicadores financieros muestran dónde están las finanzas de tu negocio. En términos simples, estos indicadores muestran el rendimiento financiero de tu negocio. 

Cuando se combinan con otros KPIs, los indicadores financieros muestran el panorama general y te muestran dónde tu negocio está gastando de más o de menos.

¿Cuáles son los 5 Principales KPIs a Rastrear?

#1. Para Dueños de Negocios

Si eres un dueño de negocio, a menudo puedes quedarte corto de tiempo y preferir rastrear KPIs que impactan fuertemente en las operaciones de tu negocio.

Estos KPIs usarán la mayoría de los recursos de tu empresa pero, al mismo tiempo, entregarán los resultados más impactantes.

Algunos de los KPIs que un dueño de negocio debe rastrear son:

• Margen de Utilidad Bruta: La cantidad de dinero que queda después de pagar el costo de bienes vendidos, costos de fabricación, costos laborales y todos los demás gastos

• Tasa de Crecimiento de Ingresos: La tasa a la que está creciendo el ingreso de tu empresa

• Tasa de Rotación de Inventario: Número de unidades vendidas en un período de tiempo dado

• Retención de Clientes: El número de clientes que compraron de ti repetidamente en un período de tiempo establecido

• Ratio Rápido: La capacidad de tu empresa para pagar deudas con efectivo o activos líquidos que tienes en este momento

#2. Para Marketers

Tu equipo de marketing es responsable de llevar el producto al mercado y promocionarlo para difundir el reconocimiento de la marca. 

Es el departamento de marketing de tu empresa el que tendrá varios procesos funcionando para múltiples canales de marketing simultáneamente. Por lo tanto, rastrear KPIs para cada canal es crucial.

Los KPIs que los marketers deben rastrear dependerán del tipo de procesos que el equipo ejecute, pero aquí están los KPIs más significativos de marketing:

• Costo por Adquisición: El gasto total de marketing para conseguir un nuevo cliente

• Valor de Vida del Cliente: El total de dinero gastado por un cliente en su vida en tu sitio web

• Retorno de Inversión (Marketing): La relación entre los ingresos generados y la cantidad gastada en campañas de marketing

• Ratio de Tráfico a Clientes Potenciales: El número de visitantes que se convirtieron en un cliente potencial frío o caliente durante un período de tiempo

• Ratio de Clientes Potenciales a Clientes: Total de clientes potenciales calificados que el equipo de marketing ha convertido con éxito en clientes

#3. Para Finanzas

Las finanzas se tratan de números, así que el equipo de finanzas debe rastrear KPIs que midan el crecimiento y te digan si tu negocio está obteniendo ganancias o pérdidas. 

Consejo Profesional: Para cada proceso que ejecutas en tu negocio, sea en cualquier departamento, trata de mantener a tu equipo de finanzas en el bucle.

Aquí hay algunos KPIs que un equipo de finanzas puede rastrear:

• Flujo de Caja Operativo: La cantidad total de dinero generada por las operaciones diarias de tu negocio

• Tasa de Quema: La velocidad a la que la empresa está gastando dinero 

• Margen de Beneficio Neto: La cantidad de dinero que tu compañía recibe como beneficio después de vender el producto

• Capital de Trabajo: Dinero total que tiene la empresa para cumplir con sus objetivos y obligaciones a corto plazo

• Variación Presupuestaria: Te muestra cómo se comparan los presupuestos proyectados con los presupuestos reales

#4. Para Operaciones

Los KPIs de Operación son una categoría más amplia de métricas que tu director de operaciones o tú como CEO pueden rastrear y conocer cómo se desempeña cada proceso en tu negocio en tiempo real. Rastrear KPIs para las operaciones se vuelve vital para la toma de decisiones.

Aquí hay algunos KPIs que tu COO o tú como CEO pueden tomar la iniciativa para rastrear:

• Ciclo de Conversión de Efectivo: El tiempo que tarda un negocio en convertir su inventario en efectivo

• Rendimiento: Un KPI de operaciones de fabricación que te informa sobre la capacidad de tu planta para producir nuevos productos

• Tasa de Clics: Un KPI de operaciones de marketing que te da la relación de impresiones a clics en cualquiera de tus campañas

• Duración del Ciclo de Ventas: Un KPI de operaciones de ventas que te da el tiempo promedio que tarda en cerrar un trato con un cliente

• Tasa de Ausentismo: Un KPI de operación de recursos humanos que te informa sobre el número de días que un empleado no trabajó en un mes o año

3 Ejemplos de KPI

KPI #1. Margen de Utilidad Bruta

El margen de utilidad bruta mide la utilidad obtenida de la venta de bienes y servicios después de deducir el costo de bienes vendidos.

Los dos principales factores que determinan la utilidad bruta son los ingresos y el COGS (costo de bienes vendidos).

¿Por qué es Importante?

En el futuro, es mejor saber si tu producto es rentable o no; y el margen de utilidad bruta te dice exactamente esto.

Este KPI señala si tus procesos de ventas y producción están funcionando de manera eficiente. Un bajo margen de utilidad indica que estás incurriendo en costos de COGS más altos. Esto significa que debes trabajar en los procesos de producción y operativos para reducir costos.

Aquí está la fórmula definida para calcular el margen de utilidad bruta:

GPM = {(Ingresos Totales - COGS) / Ingresos Totales} X 100

KPI #2. Tasa de Retención de Clientes

La Tasa de Retención de Clientes (CRR) se refiere al número de clientes que repiten compras de tu negocio durante un período de tiempo específico.

¿Por qué es Importante?

Retener a los clientes existentes es económico de todas las formas porque:

• Adquirir un nuevo cliente cuesta 5 veces más

• Los clientes existentes comparativamente gastan más en tu tienda o sitio web

• Construir una base de clientes leales es bueno para las ventas por recomendación

Una mayor CRR es un indicador prolífico de cultura y políticas centradas en el cliente. Además, un cliente feliz es siempre un promotor de tu negocio.

Aquí te explicamos cómo puedes medir tu tasa de retención de clientes:

CRR = {(E-N)/S} X 100

Donde,

E = Clientes al final del período

N = Nuevos clientes añadidos durante el período

S = Clientes al inicio del período

KPI #3. Puntaje de Satisfacción del Cliente (CSAT)

Los clientes son el alma de tu negocio, y debes asegurarte de su felicidad.

Este KPI es popularmente utilizado por los negocios para medir el nivel de satisfacción de los clientes después de interactuar con sus productos o servicios.

¿Por qué es Importante?

Sin duda, marcas exitosas como Amazon y Apple dan prioridad a la experiencia del cliente por encima de todo. Y no es algo que tú no puedas hacer también.

Puedes compartir formularios de retroalimentación o encuestas con los clientes para medir tu puntaje de satisfacción del cliente. 

Estas encuestas tienen una escala del 0 al 5, o, incluso mejor, incluyen tres opciones, a saber 'Muy Satisfecho' (4-5), 'Satisfecho' (3), y 'No Satisfecho (0-2).

Ahora, para calcular CSAT, toma los datos de los clientes que votaron 4 y 5 y colócalos en la fórmula siguiente:

CSAT = Número de encuestados que votaron 4 y 5 / Número total de encuestados X 100

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Lee más: Ejemplos de KPI: Aquí están los 30 Mejores que Puedes Encontrar en 2022

¿Cómo Puedes Usar los KPIs en Tu Negocio? 

Paso #1. Identifica los Principales Objetivos de Tu Negocio y Usa KPIs para Rastrearlos

Lo primero y más importante que debes hacer en un negocio es anotar tus objetivos a corto y largo plazo.

Establecer objetivos estratégicos para marketing, ventas, finanzas, etc. te ayuda a mantener un seguimiento de las cosas y estar al tanto de tu negocio. Pero rastrear los objetivos del negocio no es posible sin rastrear KPIs. 

Por lo tanto, para cada objetivo alcanzable que establezcas, ten al menos un KPI que puedas rastrear y saber cuán cerca estás de lograr el objetivo establecido.

Por ejemplo, si tu objetivo es ‘Conseguir 100 nuevas inscripciones en noviembre,’ el KPI ideal a rastrear aquí es el ‘número de inscripciones.’ Otros KPIs de apoyo podrían ser la tasa de conversión, la tasa de rebote, el CAC y muchos más.

Paso #2. Obtén una Vista General de Todas las Operaciones Comerciales Usando un Software de Dashboard de KPIs

En el último punto, dijimos que establecieras objetivos específicos y rastrear KPIs relevantes. Pero, ¿cómo rastrearás estos KPIs? 

No puedes simplemente gestionar todo en Google Sheets. Puede que funcione inicialmente, pero cuando tengas una base de clientes más grande y muchos procesos en curso, rastrear KPIs en Google Sheets se convertirá en una pesadilla.

En su lugar, utiliza un software de dashboard de KPIs como Datapad para rastrear KPIs sobre la marcha.

Con un software de dashboard como Datapad, puedes crear dashboards en segundos, importar datos automáticamente o manualmente, y rastrear KPIs desde tu teléfono móvil.

Junto con esto, puedes hacer mucho más con Datapad:

• Involucra a tu equipo enviándoles invitaciones por correo electrónico

• Comunica con tu equipo a través de la sección de comentarios en vivo debajo de cada KPI

• Asigna a cada miembro del equipo un KPI y establece metas para ellos

• Busca KPIs a través de la función de búsqueda de Datapad

• Importa datos de fuentes de datos populares con nuestras integraciones de 1 clic

• Personaliza tus dashboards para que coincidan con la paleta de colores de tu marca

Y la lista continúa...

Nota: Datapad está destinado a dueños de negocios que tienen poco tiempo y quieren ver rápidamente los KPIs. No es un software de dashboard ideal para profundizar en los datos. 

Paso #3. Profundiza en los KPIs y Toma Decisiones Basadas en Datos

Donde Datapad ayuda a los dueños de negocios y gerentes a obtener una rápida vista de los KPIs comerciales, algunos softwares como Tableau, Metabase, Redash, etc. ayudan a tu equipo a profundizar en los datos y obtener información detallada sobre un KPI específico.

Es importante que tu equipo entienda la razón detrás del rendimiento bajo o alto de un KPI que rastrean. 

Eso es porque si no conocen la razón, pueden no ser capaces de optimizar los procesos que ejecutan para hacer tu negocio rentable.

5 Cosas que Evitar al Configurar tus KPIs

• 📏 No Midas Todo lo que Veas: Un error común que cometen los emprendedores es medir todos los datos que tienen. Es más inteligente planificar tus objetivos a largo plazo y ambiciones de crecimiento y luego crear una mezcla de KPIs alineados con tus objetivos.

• 📊 No Te Fíes de los Benchmarks de la Industria: Hay un tesoro de métricas específicas de la industria y del equipo en la web. Aunque es genial para inspirarse, utilízalas solo para orientarte y luego establece metas alcanzables desde la perspectiva de tu negocio.

• 😓 Falta de Responsabilidad: Los KPIs necesitan monitoreo y análisis consistentes para ser efectivos, y por lo tanto, la responsabilidad sobre ellos no debería ser un área gris. Asegúrate de mantener a alguien que realice todas las acciones relacionadas con la rastreo, monitoreo y análisis de los KPIs.

• 💵 Incentivando a los KPIs con Incentivos Financieros: Añadir incentivos para completar una meta u objetivo puede perjudicar a tu negocio. Cuando incluyes recompensas con los KPIs, los empleados tienden a alterar información o datos para obtener recompensas. Así que, es mejor establecer metas realistas y alcanzables que los empleados quieran alcanzar sin recompensas adicionales en la cabeza.

• ❌ No Actuar Según los Insights: En el actual mercado sensible al tiempo, los insights generados por los KPIs no deberían tener burocracia. En cambio, asegúrate de que los insights se discutan y trabajen en cada reunión con empleados y partes interesadas. 

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