15 Mejores KPIs para Operaciones que Son Imprescindibles para que Cada Negocio los Siga
28 sept 2022
Roma no se construyó en un día, y lo mismo ocurre con tu negocio.
Un negocio exitoso es el resultado de días implacables, rastreando y analizando los cinco pilares de tu negocio: finanzas, marketing, ventas, fabricación y personal.
Sin embargo, medir cada KPI operativo y moverse por diferentes departamentos puede ser un proceso abrumador.
Y así, en este artículo, te guiaremos a través de los indicadores clave de rendimiento en operaciones. También discutiremos los 15 KPIs más importantes que uno debe medir para optimizar las operaciones comerciales diarias.
¡Vamos a sumergirnos!
¿Qué son los KPIs Operativos?
Los KPIs operativos son KPIs o métricas en operaciones que son medidas cuantificables utilizadas por los dueños de negocios para evaluar el rendimiento y la eficiencia de sus operaciones diarias.
Si estás entre aquellas empresas que rastrean sus operaciones diarias por el número de camiones que entran y salen o cuentan el número de empleados merodeando, estás muy rezagado en comparación con tus competidores.
Las empresas progresistas utilizan los KPIs operativos para rastrear y analizar su eficiencia laboral diaria. Desde la producción hasta las ventas, el marketing y recursos humanos: los KPIs operativos miden el rendimiento de cada departamento a diario.
Beneficios de Rastrear KPIs en Operaciones
Lo mejor de rastrear KPIs en operaciones es que obtienes datos en tiempo real. Eres consciente de cómo funcionan las operaciones centrales a medida que suceden.
Esto es vital en situaciones sensibles al tiempo donde se requiere una toma de decisiones rápida.
Supongamos que decimos que la trayectoria para un KPI de operación de fabricación está proyectando tendencias negativas, puedes profundizar instantáneamente en el problema y evitar que tu negocio sufra tiempo de inactividad.
Asimismo, si la métrica operativa es positiva, los gerentes de operaciones pueden hacer más de lo que mejor funciona para la organización.
Para aliviar tu carga, ya hemos investigado y enumerado las métricas más importantes para rastrear en múltiples operaciones en un negocio.
15 Mejores Métricas Operativas que Todo Negocio Debe Medir
Entrevistamos a expertos para darte las métricas más importantes para rastrear en tu negocio. En esta sección, te daremos ejemplos de KPIs para operaciones que deberías estar rastreando en 2023.
#1. KPIs de Finanzas Operativas
KPI #1. Capital de Trabajo
El capital de trabajo es la suma de dólares que le quedan a una empresa después de restar sus activos actuales de sus pasivos actuales.
Tus activos incluyen tu efectivo disponible, cuentas por cobrar, inventario, etc.
Mientras que tus pasivos actuales son todo lo que debes pagar durante el año financiero, como crédito operativo bancario, préstamos, impuestos y otros gastos adeudados.
¿Por qué es importante?
En términos más simples, el capital de trabajo significa efectivo disponible inmediatamente.
Cuando se trata de operaciones diarias, necesitas algo de capital a la mano para operar: dinero que se puede utilizar en el momento.
Este KPI se trata de medir la salud financiera de tu negocio para cumplir con las obligaciones financieras a corto plazo.
Además, también puede ayudar a los gerentes financieros a decidir cuán agresiva debería ser una empresa en la búsqueda de oportunidades de crecimiento.
Aquí está la fórmula para calcular el capital de trabajo:
Nota: Un alto capital de trabajo se debe a dos razones, o tu empresa está funcionando de manera muy eficiente, o no está invirtiendo el efectivo excedente.
KPI #2. Margen de Beneficio Neto
Si has visto Shark Tank, es posible que hayas escuchado sobre el margen de beneficio neto o el margen de beneficio bruto casi en cada presentación de emprendedores.
El margen de beneficio neto es la ganancia generada por un negocio tras restar todos los gastos operativos (incluidos la depreciación y los impuestos) de los ingresos totales.
¿Por qué es importante?
Como dijimos, este KPI está directamente relacionado con la salud financiera de tu negocio. Muestra cuán eficiente es una empresa en convertir ingresos en ganancias.
El margen de beneficio neto refleja la rentabilidad de una empresa. Al final del día, esto es lo que le importa a un CFO. Además, los KPIs también te ayudan a rastrear el estado actual de tu empresa entre sus competidores.
En la mayoría de los casos, el beneficio neto se calcula como un porcentaje; cuanto más alto sea el beneficio neto, más rentable se mantendrá tu negocio. Además, un beneficio neto excedentario también muestra cuán rápido puede crecer tu negocio a largo plazo.
Aquí hay una fórmula simple para calcular el beneficio neto:
KPI #3. Ciclo de Conversión de Efectivo [CCC]
El ciclo de conversión de efectivo es el tiempo que tarda una empresa en convertir su inventario en efectivo.
Tiene en cuenta tanto el tiempo que lleva vender el inventario como el tiempo que se tarda en cobrar a los clientes.
Rastrea este KPI de operación si deseas conocer más sobre el flujo de efectivo de tu negocio.
¿Por qué es importante?
Los CFOs siempre querrán ver que el CCC se mantenga estable o disminuya con el tiempo. Esto es porque cuanto más tiempo tarde en convertir bienes en efectivo, más tiempo puede llevarte saldar tus pasivos.
Básicamente, un CCC más alto impactará tu poder de compra de inventario, capital de trabajo y operaciones diarias.
Aquí te mostramos cómo puedes medir tu Ciclo de Conversión de Efectivo (CCC):
Aquí,
DIO significa días de inventario pendiente
DSO se refiere a días de ventas pendientes
Y DPO se refiere a los días de cuentas por pagar.
El CCC generalmente se mide en días, y si el número de días comienza a aumentar, se debe realizar un análisis en profundidad para corregir los puntos débiles.
Sin embargo, el ciclo de conversión de efectivo varía entre industrias según la naturaleza de las operaciones comerciales, por lo que no hay una estrategia definida para dominar este KPI.
#2. KPIs de Operaciones de Manufactura
KPI #4. Rendimiento
El rendimiento es un KPI crucial de manufactura ya que mide la capacidad de tu planta de producción para producir la cantidad de bienes en un cierto período.
¿Por qué es importante?
El rendimiento mide la capacidad de producción de tus máquinas, línea de productos o planta en tiempo real. Por lo tanto, ayuda a los gerentes de producción a obtener información sobre el funcionamiento de la línea de producción diaria y la utilización óptima de la maquinaria.
Las líneas de manufactura y producción son procesos sensibles al tiempo. Un tiempo de inactividad o un fallo perezoso pueden perjudicar tus operaciones generales. Por lo tanto, un líder de manufactura siempre está atento a la tasa de rendimiento general.
Una disminución constante en la tasa de rendimiento significa que tu línea de producción enfrenta un problema. En su mayor parte, puedes aumentarla reduciendo el tiempo de inactividad de la máquina, reemplazando la intervención humana con automatización, o reduciendo las paradas cortas.
Aquí hay una fórmula rápida para calcular el rendimiento:
Para calcular la tasa de rendimiento, simplemente multiplica el resultado anterior por 100.
KPI #5. Tasa de Inactividad de la Máquina
La tasa de inactividad de la máquina se refiere a la tasa a la que el equipo de manufactura sufre paradas planificadas o no planificadas. Esto puede ser debido a mantenimientos programados o fallos de equipo inesperados (o mal funcionamiento).
¿Por qué es importante?
Una hora de inactividad de la máquina puede costarle a una empresa un promedio de $260,000. Pero además de las pérdidas monetarias, también debes contar el tiempo y la productividad perdidos.
Por lo tanto, en general, una hora de inactividad puede costarte más que una venta perdida.
Para reducir la tasa de inactividad de la máquina, asegúrate de tener en cuenta estas tres cosas:
Establecer códigos de fallos para que los operarios estén al tanto del problema antes de que la máquina deje de funcionar
Realizar mantenimiento preventivo como chequeos y servicios regulares
Realizar inspecciones diarias de las máquinas antes de iniciar la unidad de producción para asegurarte de que las máquinas estén lubricadas y en buen estado para funcionar
La fórmula para calcular la inactividad de la máquina es bastante sencilla:
KPI #6. Utilización de Capacidad
Como su nombre sugiere, la utilización de capacidad es la medida de cuán eficientemente se utiliza la capacidad de producción en comparación con la utilización óptima.
¿Por qué es importante?
Después de haber gastado $$$ en maquinaria de alta gama, no querrás mantenerlas inactivas.
El objetivo es maximizar la utilización de capacidad para que tus máquinas funcionen con un tiempo de ciclo ideal. Y cuando lo hacen, se dice que están funcionando al 100% de su capacidad.
Este KPI también da un vistazo de la cantidad máxima de pedidos que tu línea de producción puede cumplir cuando utiliza sus recursos al nivel óptimo.
Por lo tanto, permite a los gerentes de producción tomar decisiones impulsadas por datos sobre los pedidos que deben recibir y el tiempo de entrega que se debe proporcionar, para la transparencia en la organización.
Cuanto mayor sea el porcentaje, mayores serán las posibilidades de escalar tus operaciones a largo plazo y viceversa.
#3. KPIs de Marketing
KPI #7. Tasa de Clics [CTR]
La tasa de clics es una métrica de rendimiento empresarial que revela el número de clics que recibe tu anuncio frente al número de impresiones que obtiene (se utiliza para rastrear publicaciones en redes sociales, tráfico web, etc.).
Dicho de forma sencilla, este KPI mide el porcentaje de impresiones que resultaron en un clic.
¿Por qué es importante?
Los profesionales de marketing utilizan esta métrica clave para obtener una mejor comprensión de las campañas de marketing de una empresa. Se mide por cada 100 impresiones y se usa popularmente para medir anuncios PPC.
Además, la tasa de clics determina cuán bien resuenan tus encabezados, CTA, blogs y contenido en la página con tu audiencia.
Según Wordstream, la tasa de clics promedio en todas las industrias es del 6.18%.
Entonces, si tu CTR es inferior al 6%, necesitas dirigirte a tu equipo de marketing de inmediato. Un porcentaje CTR ideal varía de una industria a otra, por lo que puedes optar por estrategias basadas en tu tipo de industria.
Aquí te mostramos cómo puedes calcular el CTR:
Por ejemplo, si tu anuncio tiene 1000 vistas y recibe 20 clics. Tu CTR ideal es 2%.
KPI #8. Costo por Adquisición [CPA]
El costo por adquisición es el dinero total, tiempo y recursos que tú y tu negocio gastan en adquirir nuevos clientes.
A diferencia de otros KPIs de marketing como la tasa de conversión o el costo por impresión, el CPA se centra en el costo de todo el viaje desde el primer contacto hasta convertirse en cliente.
¿Por qué es importante?
El costo por adquisición es una versión refinada del costo de adquisición de clientes. Demuestra los costos incurridos para transformar un cliente potencial en uno real.
Esta métrica te ayuda a evaluar el ROI en clientes, lo que significa que te dice si estás gastando más en adquirir un cliente que el valor de vida del cliente (CLV).
De hecho, si tu CPA es más alto que el CLV, pronto podrías estar incurriendo en pérdidas porque el dinero que gastas es más que los ingresos generados.
CPA se puede calcular dividiendo el dinero gastado en una campaña por el número de clientes adquiridos en la campaña.
KPI #9. Tasa de Retención de Clientes
La retención de clientes es el número de clientes que una empresa retiene en un período de tiempo determinado. Este KPI tiene en cuenta tus esfuerzos de satisfacción del cliente y las estrategias que implementas para mantener a tus clientes comprometidos y leales a tu marca.
¿Por qué es importante?
Comparativamente, retener a los clientes existentes hará más bien a tu negocio que adquirir nuevos clientes.
Te puedes preguntar, ¿por qué?
Un aumento en la tasa de retención de clientes del 5% lleva a un aumento en los beneficios del 25% al 95%. Mientras que adquirir nuevos clientes puede costarte 50 veces más, no generará ventas inmediatas.
Esto es porque los clientes existentes son más propensos a probar un nuevo producto y gastar el 31% más que los nuevos clientes.
Así, la tasa de retención de clientes es un KPI crucial que los mercadólogos rastrean para un aumento sustancial en los ingresos de la empresa.
Aquí te mostramos cómo puedes calcularla:
Aquí,
CE es el número de clientes al final del período
CN es el número de nuevos clientes adquiridos durante el período
CS es el número de clientes al inicio del período
#4. KPIs de Ventas
KPI #10. Duración del Ciclo de Ventas
La duración del ciclo de ventas mide el tiempo promedio que lleva cerrar una venta desde el primer contacto con el cliente potencial. Puede ser en horas, días o semanas, dependiendo de la eficiencia de tu equipo de ventas y, por supuesto, del tomador de decisiones.
¿Por qué es importante?
Medir este KPI te ayuda a responder tres preguntas importantes:
¿Cuánto tiempo lleva preparar los datos para la prospección?
¿Cuánto tiempo lleva reservar esa primera reunión con el tomador de decisiones clave?
¿El tiempo que se tarda en cerrar el negocio?
Obtener respuestas a estas preguntas te ayuda a mejorar tus procesos de ventas y capacitar a tu equipo de ventas de una mejor manera. Además, también puedes identificar cualquier oportunidad de venta adicional que surja durante el ciclo de ventas.
¿Cómo calcularlo?
KPI #11. Tasa de Cierre
La tasa de cierre es el porcentaje de prospectos que se convierten en clientes reales durante un período de tiempo determinado.
¿Por qué es importante?
Este KPI demuestra la eficiencia de los profesionales de ventas o de tu equipo de ventas para conseguirte clientes valiosos.
Una tasa de cierre baja significa que tu representante de ventas no está rindiendo bien en cuanto a convertir prospectos en clientes. Esto se puede mejorar proporcionando la capacitación adecuada para llamadas de ventas, habilidades persuasivas, guiones de ventas centrados en el cliente, y más.
Aquí te mostramos cómo calcular la tasa de cierre:
KPI #12. Tasa de Pérdida de Clientes
La tasa de pérdida de clientes se refiere a la tasa a la que los clientes dejan de usar tus productos o servicios. Típicamente, este KPI se mide en porcentaje y te indica cuán satisfechos están tus clientes con tus productos o servicios.
¿Por qué es importante?
La tasa de pérdida de clientes te ayuda a identificar cómo están funcionando tus estrategias de retención. Además, llegas a conocer la relación que tienes con tus clientes.
Es por eso que una tasa de pérdida más alta representa problemas vitales, ya sea en la calidad de tu producto o en tus representantes de gestión de relaciones con los clientes; cualquiera de estos necesitará atención inmediata. Cuanto más tiempo permanezca un cliente con tu negocio, más baja será la tasa de pérdida de tu negocio.
Aquí te mostramos cómo calcular la tasa de pérdida:
#5. KPIs de Recursos Humanos y Personal
KPI #13. Horas Extra
Las horas extra son la medida de las horas adicionales que los empleados están trabajando después de las horas de trabajo determinadas.
¿Por qué es importante?
A veces, el crecimiento económico o un alto volumen de pedidos pueden llevar a una carga de trabajo adicional, haciendo que los empleados trabajen horas extra. Aunque, si esto sucede una vez cada mucho tiempo, es bueno para la productividad del empleado.
Pero trabajar horas extra demasiado a menudo puede tener un impacto negativo en la autoestima de los empleados y perjudicar la productividad general.
Este KPI también se puede utilizar durante los procesos de reclutamiento, ya que podrás demostrar el ambiente laboral de la empresa y usarlo como un argumento en las negociaciones de contratación con los candidatos potenciales.
Nota: El número de horas puede ser a diario, semanal o mensual.
KPI #14. Tasa de Ausentismo
La tasa de ausentismo se refiere a la frecuencia con la que los empleados toman licencia de la organización.
¿Por qué es importante?
Este KPI está relacionado con la cultura laboral de la empresa. Si varios empleados toman licencia con frecuencia, puede impactar negativamente la eficiencia general de la empresa para cumplir con los plazos.
Aquí te mostramos cómo puedes calcular la tasa de ausentismo:
KPI #15. Tasa de Rotación de Empleados
La tasa de rotación de empleados es la medida del número de empleados que dejan una organización durante un período de tiempo específico.
¿Por qué es importante?
La rotación puede ser de dos tipos: Voluntaria e Involuntaria.
La rotación voluntaria es cuando un empleado desea dejar la organización debido a factores personales.
La rotación involuntaria es cuando la organización considera que el empleado no es apto para el puesto o lo despide debido a acciones disciplinarias.
En ambos casos, la empresa enfrenta una tasa de rotación más alta. Por lo tanto, deben llevar a cabo el proceso de contratación y capacitación desde cero.
Eventualmente, esto le cuesta a las organizaciones tiempo, dinero y recursos. Por lo tanto, una tasa de rotación más alta se considera mala por parte de los recursos humanos y reclutadores.
Aquí te mostramos cómo calcularlo:
Aquí,
L representa el número de empleados que se fueron
B se refiere al número de empleados al comienzo del período
Y E es el número de empleados al final del período
Cómo Rastrear KPIs en Operaciones con Datapad
Datapad es una herramienta de panel móvil amigable. Su enfoque de primera móvil te permite rastrear y medir el rendimiento de todas tus operaciones comerciales desde tu teléfono móvil.
Nuestra herramienta viene con una aplicación dedicada, que, de hecho, está diseñada por expertos en UI/UX para funcionar sin problemas en cualquier dispositivo. Además, hemos probado la compatibilidad de Datapad en todos los dispositivos conocidos.
¿Y adivina qué?
Marcaron todas las casillas ✅.
Ahora que sabes qué tan genial puede ser una herramienta de paneles, aquí te mostramos lo fácil que es rastrear KPIs en operaciones con Datapad.
Paso 1: Regístrate y Crea Tu Espacio de Trabajo
Descarga la aplicación Datapad en tu dispositivo (disponible en la App Store y en Google Play), y regístrate con tu dirección de correo electrónico preferida.
Una vez que hayamos verificado tu correo electrónico, puedes crear tu propio espacio de trabajo en Datapad. Pon un nombre adecuado y toca Crear Espacio de Trabajo.
Paso 2: Crea un Panel
Después de que tu espacio de trabajo esté listo y configurado, presiona el signo de 'nuevo panel' para crear un nuevo panel.
Luego podrás nombrar el panel y llenar otros detalles. Haz clic en Crear cuando hayas terminado.
Paso 3: Incorporación del Equipo
Dado que estás midiendo KPIs operativos, estás involucrando casi a todos los departamentos en un solo panel.
Implementar el rastreo de KPIs operativos sin un equipo puede ser abrumador.
Mientras que algunas personas pueden ser expertas en tecnología, la mayoría no está muy familiarizada con una herramienta de paneles.
¡Pero no te preocupes, nosotros cuidamos de eso!
La incorporación del equipo con Datapad es un proceso fluido. En cuestión de minutos, cada miembro del equipo de cada departamento estará incorporado. Además, a diferencia de otras herramientas de paneles, Datapad no tiene una curva de aprendizaje empinada.
Incluso personas de antecedentes no técnicos pueden navegar y trabajar fácilmente a través de los KPIs.
Puedes invitar fácilmente a tus compañeros de equipo al panel por correo electrónico.
También puedes tener control total sobre quién puede ver y editar el panel.
Paso 4: Importar Datos de Múltiples Fuentes de Datos
Una vez que hayas incorporado a tu equipo, la recolección e importación de datos es lo siguiente en la lista.
Nuestra herramienta te permite importar datos en cuestión de minutos.
Puedes conectarte a las fuentes de datos disponibles y empezar a importar métricas al instante.
Paso 5: Personaliza sobre la Marcha
Una vez que tu panel esté listo para operaciones, puedes cambiar la apariencia y la sensación del panel para ajustarlo a tu marca.
Datapad ofrece toneladas de elementos de visualización de datos y widgets preconstruidos para ayudarte a personalizar rápidamente tu panel. Además, sus personalizaciones intuitivas de arrastrar y soltar son una delicia para los usuarios no técnicos.
Incluso puedes establecer puntos de referencia y asignar KPIs a los miembros de tu equipo.
Y ahí lo tienes; un panel de KPIs operativos completamente funcional está listo. Rastrear KPIs para operaciones nunca ha sido más fácil!
Pruébalo por ti mismo. Regístrate para Datapad gratis hoy.
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