El seguimiento de KPI actúa como una potencia para millones de líderes y organizaciones impulsadas por datos. Si te preguntas cuáles son las mejores herramientas y métodos para medir tus indicadores de rendimiento, estamos aquí para ofrecerte el mejor método.

Hay muchos métodos para rastrear KPIs; puedes rastrearlos a través de Google Sheets, Google Analytics, o utilizando un rastreador de KPI para construir tableros.

De los tres métodos mencionados anteriormente, rastrear KPI construyendo tableros es la forma más efectiva. Pero no todos los programas de tableros son fáciles de usar.

Aquí están los problemas que podrías enfrentar con la gran mayoría de los programas para tableros de KPI:

1. La curva de aprendizaje es significativamente alta, y podrías necesitar al menos un mes para entender qué es qué

2. El software tiene grandes características, pero acabarías pagando una fortuna para usarlo mensualmente

3. La incorporación de equipos puede ser difícil, o tendrías que pagar un precio más alto por lo mismo

Datapad resuelve todos estos problemas, ya que es una aplicación móvil gratuita que te permite construir tableros y rastrear KPIs desde cualquier lugar del mundo.

Descargo de responsabilidad: Datapad es un rastreador de KPI gratuito y amigable para móviles que te permite crear tableros de KPI en tus teléfonos móviles y rastrear KPIs sobre la marcha. Puedes incorporar a tu equipo, personalizar cada KPI según tu gusto, importar datos a través de integraciones de un clic o manualmente, y hacer mucho más. Completa el formulario y ve cómo puedes rastrear KPIs con Datapad.

Los líderes empresariales exitosos deben asegurarse de que todos sus departamentos en la empresa tengan éxito financiera y operacionalmente. Para lograrlo, miden algunos elementos clave que demuestran la efectividad de una empresa en el logro de sus objetivos comerciales.

Sin embargo, no hay una regla específica sobre qué KPIs deberías rastrear y durante cuánto tiempo. Estas decisiones están ligadas a los objetivos y metas de tu empresa.

Por ejemplo, KPIs como ingresos anuales, beneficio neto o antigüedad de los empleados reflejan el crecimiento a largo plazo de la empresa. Por lo tanto, podrías estar dispuesto a rastrearlos anualmente, solo para que sea fácil compararlos con datos históricos y predecir tendencias futuras.

Por otro lado, algunos KPIs como la tasa de retención de clientes o la tasa de conversión se prefieren rastrear cada mes.

Eso se debe a que estos KPIs producen mejores insights cuando se comparan cada mes. Lo que te permite ajustar tus estrategias en tiempo real sin desviarte de tus objetivos a largo plazo.

Pero, una pregunta que persiste es por qué es importante rastrear KPIs; ¿no podemos simplemente seguir adelante y continuar aumentando nuestros ingresos sin necesidad de rastrear KPIs?

Relacionado: ¿Qué es un KPI?: Guía para Principiantes que Has Estado Buscando

¿Por qué es Importante el Monitoreo de KPIs?

Aunque hay varias razones por las cuales el monitoreo de KPIs es importante, aquí están algunas de las más importantes:

#1. Mide el Progreso a lo Largo del Tiempo

Los KPIs consisten en datos cuantificables, y rastrearlos te ayuda a formular las estrategias comerciales correctas y mejorar las prácticas operativas.

Al rastrear los KPIs correctamente, sabes exactamente cuánto negocio has realizado mensualmente, los ingresos recurrentes, cómo responden los clientes a los cambios que realizas, y muchas más cosas que son cruciales para mantener el negocio en funcionamiento.

#2. Mejora la Eficiencia del Rendimiento

Rastrear KPIs te permite analizar diferentes patrones a lo largo del tiempo, lo que puede ayudar a obtener insights valiosos para que el rendimiento general de ese segmento mejore.

Por ejemplo, si tus ingresos disminuyen de $100,000 a $80,000, rastrear múltiples KPIs como la tasa de abandono (si tienes un negocio de comercio electrónico), pérdidas de suscripción y net promoter score puede decirte exactamente por qué tus ingresos cayeron.

De esta manera, puedes optimizar tu sitio web para un KPI específico y aumentar la eficiencia del rendimiento con el tiempo. 

#3. Tomar Decisiones Informadas

Con los KPIs correctos, tienes la información adecuada al alcance de tu mano. Eso ayuda a resolver problemas y a tomar decisiones informadas cuando te encuentras atascado.

#4. Crecimiento Personal

No todos los objetivos que establezcas se cumplirán. Sin embargo, con el seguimiento de KPIs, siempre estarás motivado a aprender por qué ciertas cosas no funcionaron como esperabas. Esto crea un entorno de aprendizaje para los miembros del equipo y fomenta el crecimiento personal. 

¿Cuáles son los Beneficios del Seguimiento de KPI?

Los beneficios de los KPIs van mucho más allá de solo rastrear y monitorear cifras de ingresos. Así es como tu organización puede beneficiarse del seguimiento de KPIs:

#1. Aumenta el Compromiso de los Empleados

Las empresas suelen luchar con el compromiso de los empleados, lo que puede influir directa y profundamente en tu negocio y su crecimiento en general. 

Los KPIs intervienen aquí al proporcionar un mecanismo útil para medir el rendimiento directamente vinculado al compromiso de los empleados. Esto resulta en una fuerza laboral comprometida que ve un mayor compromiso del cliente y rentabilidad.

Además, los KPIs también pueden estar vinculados a incentivos como otorgar bonificaciones mensuales a quien logre más ventas. De esta manera, puedes motivar y empoderar a los empleados para alcanzar la meta más a menudo.  

#2. Mejora la Calidad de las Decisiones

Los KPIs ayudan a tomar decisiones informadas. Por ejemplo, supongamos que hay una caída en el tráfico de tu sitio web. En lugar de saltar a conclusiones aleatorias como que quizás el contenido es pobre, o que deberías hacer un buen SEO, puedes ver las métricas de las fuentes de tráfico y tomar mejores decisiones para resolver el problema.

#3. Analiza Patrones a lo Largo del Tiempo

Los KPIs detectan patrones a lo largo del tiempo que pueden ser beneficiosos para resolver problemas clave que obstaculizan tu crecimiento. 

Por ejemplo, supongamos que tu compromiso en redes sociales permanece bajo durante una cierta temporada. 

En tal caso, los KPIs te permitirán analizar el patrón para que puedas diseñar una campaña de redes sociales para esa temporada en particular o abstenerte de las redes sociales durante esos meses específicos.      

¿Cuáles son los KPIs Clave que Cada Negocio Debería Estar Rastreando?

#1. Ingresos Totales

Los ingresos totales son el ingreso general generado por las ventas de bienes y servicios de una empresa durante un periodo específico de tiempo. 

Aquí está la fórmula para medirlo:

Ingresos totales = Número de unidades vendidas X Costo por unidad

Es una forma muy simple de determinar cómo una empresa genera dinero de sus operaciones fundamentales antes de cualquier gasto. 

Eso lo convierte en uno de los KPIs clave que deben ser rastreados, ya que evalúa el crecimiento más amplio de la empresa.

#2. Margen de Beneficio Neto

El Margen de Beneficio Neto mide la efectividad de tu negocio para generar ganancias por cada dólar de ingreso que tu negocio genera.

El resultado del Margen de Beneficio Neto se calcula como:

Margen de Beneficio Neto = Beneficio Neto / Ingresos Totales X 100

El Margen de Beneficio Neto es esencial para una empresa en:

• Medir la rentabilidad de un negocio

• Tomar decisiones financieras a largo y corto plazo

• Mantenerte por delante de tus competidores en guerras de precios

Un Margen de Beneficio Neto más alto significa que la empresa está creciendo; si el margen disminuye, considérelo una señal de alerta y actúe sobre ello lo antes posible.

#3. Costo de Adquisición de Clientes (CAC)

Es esencialmente importante en un negocio saber cuánto gastas para adquirir un nuevo cliente. 

El CAC es una métrica fundamental que monitorea el costo total incurrido por una empresa para adquirir un nuevo cliente. 

Es un barómetro popular para medir la salud del crecimiento entre las nuevas startups y empresas basadas en internet.

El CAC se mide con una fórmula simple:

CAC = (Costo de ventas + Costo de marketing) / Nuevos clientes

El CAC es un KPI importante que te permite saber qué segmentos son más rentables y eficientes. A menudo se considera una de las métricas más importantes utilizadas por los inversores para evaluar la escalabilidad de un negocio.

#4. Valor del Tiempo de Vida del Cliente (CLV)

El CLV estima cuánto contribuirá un cliente a tu negocio durante la duración de tu relación con ese individuo.

Puedes medir el CLV utilizando la fórmula:

CLV = (Valor del Cliente X Promedio de Vida del Cliente)

Donde el Valor del Cliente = Promedio de valor de compra X Número de compras

Sabemos que parece poner un valor monetario a tus clientes. Sin embargo, es mucho más que eso. 

Una de las mayores ventajas es que mejora la retención de clientes y evita la pérdida de clientes. Además, medir el CLV te permite tomar decisiones de marketing más informadas que ahorran costos adicionales y aumentan la rentabilidad general.

#5. Margen Bruto

El Margen Bruto es ventas netas menos el costo de los bienes vendidos. Indica cuánto dinero retiene una empresa después de incurrir en costos directos utilizados en la fabricación del producto, excluyendo impuestos y nóminas. 

Margen bruto = Ventas netas - COGS (costo de bienes vendidos)

Donde las ventas netas son el total de dinero que proviene de ventas por un período determinado.

El margen bruto no es un indicador clave para determinar la rentabilidad de una empresa. Sin embargo, las empresas utilizan el margen bruto para evaluar la relación entre su costo de producción y sus ingresos. 

También ayuda a las empresas a evaluar su gestión. Un margen bruto alto indica una gestión efectiva en la generación de ingresos basada en los costos directos de producción.

#6. Lealtad y Retención de Clientes

Un estudio de Harvard Business School reveló que aumentar la retención de clientes en un 5% incrementa las ganancias entre un 25 y un 95%. Eso convierte la retención de clientes en uno de los KPIs más importantes, si no el más importante, a rastrear.

Para calcular la tasa de retención de clientes, puedes usar la fórmula:

CRR= ((E - N ) / S) / 100

Donde S es el número de clientes al principio, E es el número de clientes al final, y N es el período de adquisición.

Los clientes leales son más rentables. Por lo tanto, rastrear el CRR ayuda a aumentar las ventas al reducir el costo adicional de adquisición de clientes. 

Además, los clientes antiguos probablemente darán más retroalimentación sobre varios productos y servicios ofrecidos, permitiendo que la empresa mejore más rápidamente.

#7. Puntaje de Promotor Neto

Un puntaje de promotor neto indica la disposición de un cliente para recomendar un producto y servicio a sus conocidos. Se basa en los resultados de una encuesta que pide a los clientes que califiquen qué tan probable sería que recomendaran una marca a alguien en una escala del 0 al 10.

Puntaje de Promotor Neto (NPS) = Porcentaje de Detractores - Porcentaje de Promotores 

El NPS es una de las métricas más importantes que brindan información sobre la satisfacción del cliente y la lealtad a la marca. Además, rastrear el NPS te prepara para identificar los puntos de dolor de los clientes, lo que resulta en un mayor crecimiento de ingresos.

#8. Clientes Potenciales Calificados Por Mes

Simplemente depender de los clientes potenciales no contará toda la historia sobre si se convertirán o no. 

Por eso, medir la calidad de los clientes potenciales es algo importante a considerar. 

Los clientes potenciales calificados son el KPI definitivo que indica cuántos clientes potenciales están contribuyendo a las ventas para que puedas mejorar tu estrategia de generación de clientes potenciales.  

Puedes usar esta fórmula para calcularlo:

Cliente Potencial Calificado = Ventas Totales / Clientes potenciales totales

Con un método efectivo de calificación de clientes potenciales, deberías alcanzar tasas de conversión más altas y reducir significativamente tus costos de adquisición.

#9. Tasa de Conversión de Clientes Potenciales a Clientes

La tasa de conversión de clientes potenciales a clientes es una métrica crítica que indica cómo una empresa convierte clientes potenciales calificados en clientes. 

Calcular la tasa de conversión de clientes potenciales a clientes es un poco complicado. Cada empresa tiene su propia definición única de conversión, por lo que es necesario definir la conversión antes de calcular la métrica.

Matemáticamente se puede expresar como una proporción:

Tasa de conversión de clientes potenciales a clientes = (Clientes potenciales calificados que resultaron en ventas / clientes potenciales calificados) 

Los representantes de ventas utilizan principalmente esta métrica para evaluar el éxito de la conversión de clientes potenciales en clientes reales. Además, también indica la efectividad de varios canales de marketing de la campaña.

#10. Tráfico Mensual del Sitio Web

Como su nombre indica, el tráfico mensual del sitio web indica la fuente de tráfico del sitio web durante un periodo de tiempo que puede ser:

• Tráfico Orgánico: Aquellos que llegan a tu sitio web buscando (búsqueda orgánica)

• Tráfico Inorgánico: Aquellos que llegan a tu sitio web al hacer clic en anuncios 

Si deseas calcular el crecimiento del tráfico mensual del sitio web desde enero hasta febrero, aquí está cómo hacerlo:

Tráfico mensual del sitio web = (Sesiones de febrero - Sesiones de enero) / Sesiones de enero

Esto te proporcionará el cambio en el tráfico del sitio web de enero a febrero.

Puedes centrarte en el canal de marketing que está funcionando bien al monitorear el crecimiento del tráfico. Avanzando, calcular el tráfico mensual del sitio web también puede ayudarte a refinar tu estrategia empresarial y expandir tu línea de productos según las analíticas. 

#11. Relación Rápida

La relación rápida muestra la proporción de ganancias en ingresos respecto a tu pérdida de ingresos. Es el coeficiente de crecimiento para una organización, ya que incorpora todos los elementos esenciales en un número para entender el crecimiento de la empresa. 

Puedes calcular la relación rápida con una fórmula simple:

Relación Rápida = Nuevo MRR + MRR de Expansión / MRR Perdido

Donde MRR es el ingreso recurrente mensual

Rastrear la relación rápida de tu empresa permite comprenderla de mejor manera. También ofrece una visión de cómo están funcionando los diferentes sectores de tu negocio, como marketing, ventas y gestión de clientes.

#12. Retorno Sobre Inversión (ROI)

Tanto si eres un inversor como un accionista, quieres que cada apuesta te brinde un alto retorno sobre la inversión. Expresa la rentabilidad de una empresa. En términos simples, el ROI te dice cuán eficiente es cada dólar que gastas en generar ganancias para la empresa. 

ROI = (Ingresos - Costo de inversión) / Costo de inversión

Aunque la fórmula parece muy simple, es versátil y proporciona una idea básica de la ganancia/pérdida mensual. También proporciona resultados cuantificables que te permiten medir el rendimiento de la empresa en diferentes departamentos.

#13. Ingresos Recurrentes Mensuales

Para modelos basados en suscripción como SaaS, bancos y empresas de telecomunicaciones, los ingresos recurrentes mensuales son uno de los KPIs más importantes a monitorear. 

El MRR se define como el total anticipado de ingresos generados por todas las suscripciones activas en un mes. Eso incluye cargos recurrentes por cupones, descuentos y complementos.

Calcular el MRR es bastante simple y directo. Puedes hacerlo usando la fórmula:

MRR = Número de suscriptores en un plan mensual X Ingresos promedio por usuario

Ejemplo: Si tienes 5 suscriptores en un plan mensual de $1000, entonces tu MRR es $5000.

Rastrear el MRR te ayuda a seguir las tendencias mensuales y proporciona información valiosa sobre el rendimiento financiero a lo largo del tiempo. También es extremadamente útil para pronosticar proyecciones de ventas y planear el crecimiento empresarial a largo y corto plazo.

¿Cuántos KPIs Debes Rastrear?

No hay un número mágico sobre cuántos KPIs deberías estar rastreando. En lugar de centrarte en el número, deberías hacer que los informes de KPIs sean lo más transparentes posible.

Bueno, ¿cómo puedes hacer que los informes de KPIs sean transparentes y fáciles de entender?

No deberías estar rastreando todo. No tiene sentido hacer un monitoreo de KPIs si no se correlacionan con el desempeño de tu negocio. Si todavía buscas un número, en Datapad, generalmente rastreamos de 5 a 10 métricas clave, y también vemos que otras empresas están haciendo lo mismo.

¿Cómo Configurar un Tablero de Seguimiento de KPI en 5 Pasos?

Veamos cómo puedes rastrear KPIs a través de Datapad.

Paso 1: Define Tus Objetivos

Antes de comenzar a rastrear KPIs, primero debes definir claramente el(los) objetivo(s) comercial(es) y comunicarlo a tu equipo.

Establecer objetivos estratégicos mensuales o trimestrales y hitos en términos de lo que deseas lograr para un KPI específico te ayudará a realizar un seguimiento de tu progreso.

Comienza por hacer una lista de los KPIs que deseas rastrear. Después de tener la lista lista, escribe lo que esperas de cada KPI al lado.

Paso 2: Configura un Tablero

Crear un tablero en Datapad es muy fácil. Solo abre la aplicación, inicia sesión en tu cuenta y presiona el botón ‘Crear un Tablero.’

Luego puedes agregar el título, descripción (si es necesario) y un emoji relevante para agregar un toque de diversión.

Después de llenar los campos, haz clic en ‘Crear.’

Paso 3: Agrega tus KPIs Manualmente o Usa una Fuente de Datos

Con Datapad, puedes importar datos manualmente y automáticamente.

Para agregar KPIs manualmente, toca ‘Agregar Métrica’ y selecciona Ingresar Manualmente.

• Agregar un Título

• Establecer un valor para comparar tu KPI si es necesario

• Personalizar el color, la fecha y establecer la meta

Luego, elige el tipo de gráfico que deseas que tenga tu KPI: un gráfico de barras, un gráfico circular, un diagrama de línea, o una tabla simple.

Datapad tiene integraciones con fuentes de datos como Google Analytics, Shopify, Facebook Ads, etc., lo que facilita que puedas importar y analizar datos.

Para agregar KPIs automáticamente:

• Toca los tres puntos que ves en la esquina superior derecha

• Presiona el + signo que dice Métricas

• Ve a ‘Usar una Fuente de Datos.’

Selecciona la fuente de datos de la que deseas importar los datos.

Paso 4: Incorpora a tu Equipo

Cuando tu negocio comienza a crecer y tienes muchos clientes que llegan, rastrear KPIs solo puede ser agotador y difícil. Tener un equipo que te apoye es una buena forma de mantener un seguimiento de todos los KPIs esenciales por departamento.

Para agregar miembros del equipo a tu cuenta de Datapad:

• Haz clic en el logo en el lado izquierdo de la aplicación

• Ve a Administrar usuarios

• Haz clic en el signo más en la esquina superior derecha

• Ingresa la dirección de correo electrónico de tu miembro del equipo y toca invitar usuarios

Pero esto no es todo, si deseas comunicar algo importante a un miembro del equipo de inmediato, puedes simplemente comentar debajo del KPI, y tu compañero recibirá una notificación para ello.

Paso 5: Monitorea tus KPIs y Recibe Actualizaciones con Notificaciones 

La mejor parte de Datapad son sus notificaciones en tiempo real. Si un KPI se comporta mal, recibes una notificación instantánea por el mismo. Puedes llamar a tu equipo, discutir la situación y solucionarlo en poco tiempo.

Conclusión

El seguimiento de KPI es un procedimiento crucial que cada negocio debe realizar regularmente. Sin él, no podrás rastrear hacia dónde van tus indicadores de rendimiento.

Rastrear KPIs a través de un rastreador de KPI como Datapad es una forma fácil de tener todos los KPIs en tu bolsillo y rastrearlos desde cualquier lugar del mundo.

Así que únete a nuestro programa beta, prueba Datapad gratis y participa en una experiencia de seguimiento de KPI como nunca antes.

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